Negli ultimi anni i sistemi di comunicazione aziendali sono molto cambiati, grazie ai miglioramenti introdotti dalle nuove tecnologie. Sono infatti disponibili sistemi di gestione dei centralini che consentono di attivare numerose interessanti novità. Una di queste è la videoconferenza cloud: un incontro tra soggetti posti in luoghi diversi che si verifica completamente tramite la rete internet.
Cosa si intende per videoconferenza
Una videoconferenza è una comunicazione video tra più soggetti attraverso la linea telefonica. Questo metodo di comunicazione si utilizza da vario tempo in azienda, soprattutto in alcune situazioni specifiche. Pensiamo ad esempio al team di ricerca e sviluppo di un’azienda italiana che ha la necessità di comunicare efficacemente con dei clienti che si trovano in Cina, o in Canada. Oppure si consideri la realtà di una multinazionale, all’interno della quale numerosi membri dello staff dirigenziale hanno uffici in sedi differenti, a volte lontane varie migliaia di chilometri. Il modo più efficace per svolgere una riunione, spendendo il meno possibile e senza costringere alcuni dei partecipanti a voli transoceanici, consiste nell’organizzare una videoconferenza: una video comunicazione telefonica.
La videoconferenza sul cloud
Nell’era digitale le videoconferenze attivate tramite l’utilizzo di apposite apparecchiature sono ormai eccessivamente antiquate. Per altro un tempo per questo tipo di comunicazioni si spendevano cifre astronomiche: si pensi al costo di una chiamata telefonica dall’Italia verso la Cina, che magari dura un intero pomeriggio. Grazie alla tecnologia VoIP oggi è possibile utilizzare in queste situazioni le videoconferenze sul cloud. In pratica invece di contattare telefonicamente il cliente lontano o l’ufficio che si trova all’altro capo del mondo, ogni partecipante alla videoconferenza si connette ad uno spazio virtuale, disponibile sul cloud, in cui tutti sono messi in comunicazione tra loro tramite la rete internet. Questo consente di tagliare i costi, ma anche di dare una totale stabilità ed efficienza alla comunicazione, in un modo impensabile fino ad alcuni anni fa. Il gestore del servizio cloud permette anche di mettere in comunicazione un numero di interlocutori del tutto libero: si possono idealmente connettere alla “sala riunioni virtuale” tutte le persone che ne possiedono la chiave d’accesso.
Differenze con una comune videochiamata
Tutti oggi conoscono i servizi di videochiamata presenti in rete, utilizzabili a titolo gratuito praticamente da chiunque li voglia sfruttare. Si tratta di servizi ideati per il grande pubblico, che hanno ovviamente delle lacune. Si pensi ad esempio al classico servizio di Skype, che soffre a volte di ritardi nella comunicazione, di blocchi improvvisi o di spegnimenti repentini della connessione con l’interlocutore. Il servizio di videoconferenza sul cloud pensato per le aziende ovviamente non soffre di queste problematiche, anche perché in caso contrario prendere parte ad una riunione diverrebbe una sorta di incubo. Stiamo quindi parlando di un servizio che permette la massima stabilità nella connessione, senza ritardi nella comunicazione, indipendentemente dal luogo in cui si trovano gli interlocutori. La qualità audio è massima e non si verificano cadute, spegnimenti o altre problematiche simili. Il risultato è una videoconferenza che simula in tutto e per tutto una comunicazione faccia a faccia.