L’e-mail è una forma veloce e conveniente di comunicazione aziendale. Ma attenzione – come per i documenti cartacei, è necessario applicare certi standard al modo in cui si scrive e al modo in cui si inviano i messaggi e-mail. Non inviereste mai a un potenziale cliente una relazione piena di errori di ortografia, stampata su una carta intestata sbagliata e con un tono indifferente o troppo casual. Allo stesso modo, tutte le comunicazioni via e-mail devono rispettare il galateo degli affari.
I consigli generali per scrivere in modo professionale si applicano alle e-mail.
Inoltre, regole specifiche di galateo si applicano alle e-mail aziendali. Queste non sono necessariamente le stesse regole che si seguono quando si usa l’e-mail per comunicare con la famiglia o gli amici.
Le linee guida che circondano l’uso dell’e-mail negli affari riguardano sia la sua funzione che la forma, e si dovrebbero ricordare tre linee guida principali legate alla funzione per scrivere e-mail di lavoro:
– avere familiarità con la politica aziendale
– non usare l’e-mail per evitare di parlare con qualcuno di persona, e
– rispondere in tempo e lasciare note fuori dall’ufficio
Vediamo singolarmente i singoli punti.
Avere familiarità con la politica aziendale
Come dipendente, devi rispettare le politiche aziendali in materia di e-mail. Per esempio, la tua azienda potrebbe permettere l’uso della posta elettronica solo per scopi lavorativi o proibire ai dipendenti di includere o aprire allegati di dimensioni superiori a un determinato file.
Non usare l’e-mail per evitare di parlare
È un cattivo galateo inviare un’e-mail a qualcuno che è seduto accanto a te, semplicemente perché non vuoi parlare con quella persona faccia a faccia. L’e-mail non dovrebbe essere usata per spersonalizzare le relazioni sul posto di lavoro o prosciugare le risorse aziendali.
Lasciare note fuori ufficio
Si dovrebbe sempre rispondere in tempo utile alle e-mail. Inoltre, quando sei fuori ufficio, dovresti usare una funzione di risposta automatica per indicarlo in modo che la persona che ti manda l’e-mail sappia approssimativamente quando aspettarsi una risposta o chi contattare durante la tua assenza.
Un esempio
Carlo è un senior project manager in una società di contabilità finanziaria. Leggi come Carlo usa la posta elettronica e poi rispondi alla domanda.
Quali regole di galateo per la posta elettronica segue Carlo?
Opzioni:
1) Non invia e-mail alla persona seduta accanto a lui a meno che non sia necessario farlo
2) Apre le sue e-mail quando ha tempo
3) Bilancia le e-mail di lavoro con quelle sociali
4) Lascia una nota automatica di uscita dall’ufficio quando è assente
Risposta
Opzione 1: è un’opzione corretta. È buona educazione astenersi dall’usare la posta elettronica quando il destinatario è seduto accanto a te e prosciuga le risorse aziendali o a volte è una scusa per non parlare con quel destinatario.
Opzione 2: è un’opzione non corretta. È un cattivo galateo far aspettare troppo a lungo una risposta a qualcuno che ti manda un’e-mail. Nel caso di Carlo, dovrebbe dare la priorità alla risposta alla sua e-mail.
Opzione 3: è un’opzione non corretta. Le politiche aziendali spesso proibiscono l’uso della posta elettronica per scopi sociali durante l’orario di lavoro, come nel caso dell’azienda di Carlo.
Opzione 4: è un’opzione corretta. È un segno di comportamento professionale avvisare gli altri con una risposta automatica che sarete assenti. In questo esempio, Carlo fa uso di una funzione di risposta automatica per far sapere ai corrispondenti che è assente.